+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Работа на стыке бухгалтерия и отдела кадров

В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты. Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях. Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Кадровая служба и бухгалтерия: конфликт интересов или партнерское взаимодействие?

В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.

Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях. Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство. Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса.

Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний. Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.

Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты Положение о премировании, трудовой договор и проч. В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.

Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России. Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базу и делает пометку, что он работает дистанционно.

Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен. Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.

Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена.

В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Понять реальное состояние дел поможет кадровый аудит. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок. В соответствии со ст.

Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев. Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Велика вероятность и репутационных рисков.

Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей. А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка — возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.

Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе.

Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров.

Тогда имеет смысл передать ведение кадрового делопроизводства в полном объеме в надежную аутсорсинговую компанию.

В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство.

Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям. Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.

Главная Блог Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство. Содержание Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера Бухгалтер формально относится к кадровому учету В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт.

Пример 1 Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Пример 2 Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Пример 3 Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность.

К чему может привести нарушение трудового законодательства? Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Поделиться статьей. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты — главы иностранных представительств.

Причем это х Наши лучшие статьи. Как вывести деньги с ООО учредителю: законные способы 09 октября История о том, как бухгалтер подставил директора на 15 миллионов рублей 17 августа Особенности бухгалтерского учета представительства иностранной компании в России 15 августа Аудит оплаты труда 10 июня Заказ обратного звонка.

Ваше имя. Ваш телефон. Удобное время звонка Через 30 минут В течение дня Утром с 9 до 12 Днем с 12 до 15 Вечером с 15 до Что вас интересует?

Бухгалтерское обслуживание Оптимизация налогов Расчет зарплаты и кадры Восстановление учета Нулевая отчетность Другое. Написать в чат.

От правильного и четкого взаимодействия структурных подразделений компании во многом зависит ее успех, а значит, и стабильность бизнеса. В круг обязанностей кадровиков входит: поиск персонала, прием на работу, адаптация, обучение, своевременное изменение трудового договора между работником и предприятием в том числе и в связи с повышением заработной платы, переводом сотрудника на другую работу и пр.

По состоянию на: И если при этом в организации сложилось партнерское взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы, то никаких проблем в случае проверки налоговыми органами или Государственной инспекцией труда наверняка не возникнет. Однако на практике во многих случаях все бывает не так, как хотелось бы В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями организации, и в частности с бухгалтерией.

Грамотно поставленное сотрудничество именно этих структурных подразделений в вопросах документооборота, координация их действий способствуют снижению финансовых потерь организации и препятствуют возникновению трудовых споров. Налоговое и бухгалтерское законодательства предполагают, что каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена.

Любые принимаемые в уменьшение базы по налогу на прибыль расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Эти известные всем бухгалтерам постулаты прописаны в ст.

Документальное подтверждение предполагает, что все принимаемые затраты организации оформляются в соответствии с законодательством. Казалось бы, ничего сложного в этих правилах нет.

Тем не менее данные положения НК РФ кадровой службой и бухгалтерией из-за отсутствия понимания и взаимодействия в вопросах документооборота зачастую трактуются по-разному.

Так, корректному ведению бухгалтерского и налогового учета в части операций по расчетам оплаты труда и различных денежных компенсаций и выплат работникам мешают: не сформированный в соответствии с требованиями законодательства пакет кадровых документов, отсутствие локальных нормативных актов штатное расписание, график отпусков и др. Подобные нарушения могут повлечь за собой не только применение дисциплинарных взысканий к работникам, но и проблемы при проверках государственными органами Федеральной налоговой службой, Государственной инспекцией труда, Федеральной миграционной службой.

И дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых в соответствии со ст. Устранение этих недостатков поможет достичь лояльности, сознательности и взаимопонимания между работниками бухгалтерии и кадровой службы, распределить обязанности между этими структурными подразделениями на основе партнерского взаимодействия, избежать ненужных затрат рабочего времени, предотвратить возможные финансовые потери организации и трудовые споры. Вот некоторые несложные правила. Основные документы, которыми следует руководствоваться при оформлении положений о структурных подразделениях, - это ГОСТ Р 6.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Управление документами. Обязанность по оформлению и ведению кадровой документации должна быть предусмотрена трудовым договором с работником, а также локальными нормативными актами работодателя, регулирующими трудовые отношения: должностной инструкцией приложение 2 , положением о структурном подразделении, инструкцией по кадровому делопроизводству.

Что касается бухгалтерских документов, то порядок их разработки и движения регламентирован законом. Так, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете такой учет ведется на основании первичных учетных документов, которые являются оправдательными документами всех хозяйственных операций организации. Бухучет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций ст.

Под учетной политикой организации понимается принятая организацией совокупность способов ведения бухучета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением руководителя организации.

Все бухгалтерские первичные учетные документы включаются в график документооборота, который является одним из приложений к бухгалтерской учетной политике организации на очередной финансовый год ст.

Для документов, разрабатываемых кадровой службой, такой четкой регламентации в настоящее время нет. Одним из приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству, как правило, является график документооборота кадровой службы. При этом необходимо четко разграничить ответственность за оформление и представление кадровых документов в местах их составления, согласования, подписания и хранения. В целях соблюдения должного порядка в системе кадрового документооборота в графике целесообразно указать должности работников структурных подразделений, за которыми закрепляются конкретные функции: составление, согласование, подписание, утверждение, передача оригиналов и копий каждого отдельно взятого документа в бухгалтерию и в другие подразделения для обработки или дальнейшего хранения.

Как можно так работать? Сколько можно за вас все переделывать! Для успеха реализации поставленных задач каждого исполнителя следует ознакомить под роспись с содержанием Инструкции по кадровому делопроизводству. Кроме того, рекомендуется предоставить каждому исполнителю выписку из графика документооборота с перечнем документов, работа с которыми относится к его функциональным должностным, производственным обязанностям. Как известно, документальное оформление трудовых отношений между работником и работодателем, а также операций по расчетам заработной платы, различных денежных компенсаций и выплат работникам сопровождается значительным количеством первичных учетных документов, созданных на бланках унифицированных форм, а также документов, составленных в произвольной форме в соответствии с требованиями ч.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от Учитывая, что все в работе отдела кадров и бухгалтерии начинается с первичных учетных документов, графики документооборота этих структурных подразделений организации являются основой их взаимодействия. Актуальность этих документов нельзя недооценивать. Поэтому настоятельно рекомендуем не относиться формально к их разработке. Следует отметить, что в организации может быть составлен сводный график документооборота, а могут быть разработаны графики отдельных структурных подразделений отдела кадров, бухгалтерии, отдела снабжения, секретариата и т.

Как правило, в графики подразделений включаются только те документы, которые ими составляются разрабатываются. Отдельные, наиболее важные документы могут включаться в графики документооборота нескольких структурных подразделений, однако в любом случае не должно быть противоречий в порядке составления, обработки и хранения этих документов. Наиболее подробно в нормативных правовых актах рассмотрен порядок разработки графика документооборота для бухгалтерских документов.

Этот порядок можно распространить и на документы других структурных подразделений. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений, служб и работников организации. Так, согласно п. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы ч.

Напомним, что организация документооборота является одним из элементов бухгалтерской учетной политики организации. Согласно п. При этом утверждаются в т. Руководитель организации обязан создать все необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухучету, правомерных требований главного бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления для учета первичных учетных документов.

Последствия несоблюдения работниками бухгалтерии и кадровой службы графика документооборота целесообразно предусмотреть в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству по структурным подразделениям: отдел кадров, бухгалтерия и т. Работа по составлению графиков документооборота достаточно трудоемка. Дело осложняется еще и тем, что Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.

Эти особенности необходимо учесть и отразить в графике документооборота, который должен: 1 содержать весь путь прохождения каждого конкретного документа - от момента составления, оформления, утверждения подписания до передачи соответствующим подразделениям и последующего хранения, с указанием исполнителей, подразделений, количества экземпляров, сроков хранения; 2 быть рациональным и удобным как для бухгалтерии, так и для кадровой службы; 3 доводиться до каждого конкретного исполнителя.

Постановление от Не определяют нормативные документы и место хранения этого документа в организации структурное подразделение. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от Документооборот применительно к движению первичных документов в бухгалтерском учете - это создание или получение от. Пункт 5. Минфином СССР Поэтому, чтобы не возникало проблем при взаимодействии бухгалтерии и кадровой службы, все неясности должны быть максимально подробно учтены в графике документооборота.

У нас крупная компания и составлением штатного расписания занимается экономист по труду отдела организации и оплаты труда. В разных организациях обязанность по составлению штатного расписания закрепляется за различными структурными подразделениями. И его создание требует наличия определенных знаний в области экономики.

Личная подпись. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. В унифицированные формы первичной учетной документации кроме форм по учету кассовых операций , утв. Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения.

В менее крупных организациях в силу отсутствия такого подразделения штатное расписание составляет отдел кадров или бухгалтерия. А на малых предприятиях, где нет отдела кадров, такие функции возлагаются, как правило, на главного бухгалтера, а то и на самого руководителя.

Во избежание проблем разработчика штатного расписания то или иное структурное подразделение необходимо указать в графике документооборота. В зависимости от организационной структуры и от подразделения - разработчика штатного расписания в каждой конкретной организации определяется и место хранения этого документа.

Как правило, первый экземпляр штатного расписания, как и другие первичные учетные документы, оперативно до сдачи в архив хранится в деле того структурного подразделения, где он создан разработан. Необходимое количество экземпляров штатного расписания может определить только сама организация, указав это в графике документооборота обычно не более трех: руководителю организации, главному бухгалтеру и в отдел кадров.

В структурные подразделения при необходимости представляются только конкретные выписки из штатного расписания соответствующие его части. Несмотря на то что в Трудовом кодексе РФ не содержится упоминания о должностной и производственной по профессии инструкциях, они являются важными документами, устанавливающими не только трудовую функцию работника, круг должностных обязанностей и пределы ответственности, но и квалификационные тарифно-квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности профессии.

Стоит заметить: если в ходе выездной налоговой проверки возникнет сомнение в экономической обоснованности начисления заработной платы отдельным работникам, инспекторы будут проверять содержание должностных и производственных по профессии инструкций. Бывает и так, что должностная или производственная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами в части признания отдельных видов расходов.

Различия между должностной и производственной по профессии инструкциями рассмотрены в письме Роструда от Должностные инструкции по должностям, включенным в соответствующие квалификационные справочники, разрабатываются на основе квалификационных характеристик, указанных в этих справочниках.

Квалификационные характеристики, включенные в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Что же касается работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, то для определения содержания выполняемой ими трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям.

Они предназначены для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, а также для составления программ. Так, Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР, утв. Таким образом, для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать должностные инструкции.

Для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные по профессии инструкции. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость использования работником сотового телефона в служебных целях в соответствии с установленными в его должностной производственной инструкции обязанностями письмо Минфина России от Наличие грамотно составленных должностных и производственных инструкций имеет значение для снижения налоговых рисков организации и предотвращения трудовых споров.

Одной из необходимых административных процедур является согласование должностных и производственных инструкций с соответствующими структурными подразделениями организации. Прежде всего, это согласование с юридической службой, которая должна проверить содержание на соответствие трудовому законодательству. По ряду должностей профессий рабочих производится согласование с подразделением, обеспечивающим безопасность труда. Принятый в организации порядок согласования и хранения должностных и производственных инструкций должен быть отражен в графике документооборота.

Порядок хранения оригинала и количество копий инструкции, передаваемых заинтересованным лицам, структурным подразделениям, также необходимо предусмотреть в графике документооборота. Так, в большинстве случаев согласованную и утвержденную должностную и производственную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в общем отделе секретариате. А для текущей работы с подлинника инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику соответствующего структурного подразделения.

График отпусков относится к тем документам, которые в первую очередь проверяет трудовая инспекция.

Такой непростой документооборот: взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы

В работе бухгалтерии и отдела кадров есть документы, которые используют и те и другие: штатное расписание, приказы, трудовые книжки, табель учета отработанного времени, больничные. Чтобы возложить на конкретных сотрудников ответственность по оформлению этих документов, распределите обязанности в локальных актах ЛА. Например, дополните должностные инструкции. Не забудьте указать в локальном акте лиц, которые будут исполнять обязанности в то время, когда ответственные сотрудники уходят в отпуск, болеют или отсутствуют по другим причинам.

Ответственность за штатку рекомендуем возложить на кадровика. Изменения, которые нужно отражать в штатном расписании, во многих учреждениях происходят ежемесячно. Отдел кадров получает эту информацию первым. Предупредите сотрудника, что он не будет получать надбавку за составление штатного расписания. Руководитель может предусмотреть премии за ведение сложных участков и указать их в ЛА.

Чаще всего обязанность по ведению табеля закрепляют за сотрудниками отдела кадров, реже — за бухгалтерами по заработной плате. В учреждениях с большой численностью сотрудников составлять табель могут и начальники отделов. В этом случае в обязанности кадровика входит проверка табеля и передача его в бухгалтерию.

Независимо от того, кто будет вести табель, в учреждении должны быть положение о табельном учете и приказ на лиц, ответственных за ведение и проверку табеля.

В этих документах укажите сроки, в которые табель передают в бухгалтерию. Предусмотрите, в каком порядке вносить изменения в этот документ. Кадровики часто ошибаются, когда составляют и проверяют табель.

Окончательный контроль учета рабочего времени приходится брать на себя бухгалтеру по зарплате, хотя к нему табель должен поступать уже в готовом виде. Чтобы минимизировать конфликты из-за проверки табелей, четко пропишите обязанности кадровика и бухгалтера по зарплате в положении о табельном учете. Определите, кто должен следить за нормой времени сотрудника, учетным периодом, ночными, праздничными и сверхурочными часами.

Укажите в приказе, куда ответственные сотрудники будут сдавать табели и в какие сроки см. Ознакомьте ответственных сотрудников с приказом под подпись. Есть учреждения, в которых бухгалтеру по зарплате поручают подготовку приказов на премии. Так бывает в учреждениях, где премии составляют основную часть заработной платы. Это дополнительная нагрузка и ответственность, которую четко не закрепляют ни в должностных обязанностях, ни в трудовом договоре.

Этот порядок уменьшает объем работы кадровиков, а руководитель не беспокоится, что информацию о размере выплат узнают сотрудники других отделов. Обязанность бухгалтера составлять приказы на премии устанавливают в положении о премировании. Если такого положения нет, внесите пункт в положение об оплате труда.

Обычно заниматься отчетностью в ПФР поручают бухгалтерам. Если бухгалтерия перегружена работой, попытайтесь переложить ответственность за эти два отчета на отдел кадров.

Объясните руководителю, что закон не требует поручать эту работу исключительно бухгалтерии. Если у работника меняются какие-то данные, первым об этом узнает отдел кадров. Все эти сведения есть в кадровой службе. Когда можно использовать электронные кадровые документы. Ошибки в кадровых документах, которые доведут до штрафа. Проверьте документы о работе с персональными данными сотрудников. В качестве компромисса предложите кадровикам возможность консультироваться с бухгалтером. В сложных ситуациях советуйте кадровику обратиться в отделение ПФР.

Решение о том, кто будет сдавать отчеты, примет руководитель. Он издаст приказ, где укажет ответственных за конкретные отчеты сотрудников и сроки сдачи. Сотрудников нужно ознакомить с приказом под подпись. Руководитель обязан назначить приказом сотрудника, который отвечает за обработку персональных данных. Это требование установлено пунктом 1 статьи Сотрудник будет контролировать работу с персональными данными и следить за их сохранностью.

Издайте приказ о сотрудниках, которые работают с персональными данными и несут ответственность за их сохранность. Вероятность того, что такой человек в учреждении один, невелика. Так бывает только в учреждениях с небольшой численностью персонала, где бухгалтер совмещает функции кадровика. В более крупных учреждениях все, кто имеет доступ к персональным данным, несут ответственность за их хранение.

Это не только кадровики и бухгалтеры, но и персонал из других отделов например, начальник отдела безопасности. Каждого, кто работает с персональными данными, ознакомьте с приказом под подпись. Раздайте этим сотрудникам памятки с ключевыми правилами и информацией о штрафах. За разглашение персональных данных работник заплатит до руб. Виновного в распространении сведений о частной жизни работников оштрафуют на сумму до руб.

По вопросам подписки на журнал "Главбух" звоните 8 Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться. В учреждении проблемы с документооборотом. Сотрудники скандалят с бухгалтерами. В таком случае установите четкий регламент взаимодействия бухгалтерии и отдела кадров. Читайте также: Когда можно использовать электронные кадровые документы Ошибки в кадровых документах, которые доведут до штрафа Проверьте документы о работе с персональными данными сотрудников.

Приказ о назначении ответственного за воинский учет. Раскроем вам секретные функции 1С: Бухгалтерия 8. Узнать больше По вопросам подписки на журнал "Главбух" звоните 8 Статьи по теме: Заявления на отпуск: образцы года В какие числа перечисляют детские пособия в году Авансовый отчет скачать бланк, образец заполнения Ошибки в книге учета трудовых книжек, за которые вас накажут: как исправить Заявления на увольнение по собственному желанию: образцы года.

Оставьте первый комментарий. Ваша персональная подборка. Статьи по теме в электронном журнале. Будьте в курсе! Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Меню Темы. Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте.

Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет — установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

Бухгалтер и кадровик: распределяем обязанности

Компании сопутствует успех только при четком взаимодействии всех ее структурных подразделений. Как добиться эффективного контакта кадровой службы с другими отделами организации? Как упорядочить документооборот, чтобы достичь взаимопонимания и избежать возможных конфликтов? Предлагаем варианты практических решений, которые подойдут организациям вне зависимости от того, относятся они к крупному, среднему, малому бизнесу или к бюджетной сфере.

Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов.

Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу , оплата отпусков, командировок, больничных и прочее. Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот.

Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы.

Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты. Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или отдел кадров , вторым — бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:.

Четкое определение и следование всем пунктам алгоритма позволит сотруднику, убывающему в командировку, вовремя получить причитающиеся ему денежные выплаты в связи с поездкой, а также без проблем отчитаться о командировке. Подобные нарушения могут повлечь за собой административные санкции внутри организации, а также спровоцировать проверки налоговой и трудовой инспекций, миграционной службы. Дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых для должностных лиц при нарушении законодательства о труде на первый взгляд не слишком велика до руб.

В то же время единой схемы документооборота не существует. Это означает, что организации самостоятельно могут разработать систему документооборота, учитывая свою специфику. Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает см. Но есть и специфические предметы взаимодействия. Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом.

От него кадровая служба получает перечень должностей, по которому необходимо заключить с работником типовой договор контракт об оформлении допуска к гостайне приложение к трудовому договору. В свою очередь кадровики представляют спецотделу документы на работников для оформления такого допуска. Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы.

Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации. В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом. Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений.

Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете. Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: по каким вопросам в основном будет происходить общение.

Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы. Все совместные проекты, задачи и решения нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных лиц за взаимодействие и утвердить у руководителя компании. Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить.

Однако излишнего бюрократизма лучше избегать. Перед подписанием регламента не забудьте согласовать его со всеми заинтересованными лицами. Документы должны быть завизированы всеми заинтересованными должностными лицами и, конечно, юристом организации.

Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести. Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота. По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений, которая описывает движение документов от момента их создания до момента передачи на хранение.

Упомянутый график в большей степени является бухгалтерским документом именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обработку и сдачу этого документа в архив , чем кадровым. Однако многие вопросы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его помощью. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Самый быстрый способ получить качественную отчётность по МСФО! Бухгалтерский учет. Узнать состояние фирмы по ИНН. Вход Регистрация. Подписка на новости. Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия. С кем взаимодействуют кадровики Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить.

Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий: в какие сроки после оформления служебного задания сотрудники должны представить его в отдел кадров; в какой срок отдел кадров оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение; в какой срок отдел кадров передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных сотруднику выплат. Предмет взаимодействия Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями.

График документооборота Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Ваше имя:. Код безопасности. Введите код безопасности:. Если Вы зарегистрируетесь , то сможете получать новые комментарии по e-mail. Последние статьи по теме: Правила удаленной работы изменятся. Внедрение профстандартов в учреждениях культуры. Горячие темы. Эти статьи обсуждают: При каких условиях премия к юбилею организации облагается страховыми взносами?

Мастер учётной политики Учётная политика вашей фирмы за 15 минут! Отключить мобильную версию. Сведения о заработной плате работников для оформления справок. Необходимые заключения по правовым вопросам и визы на документах, имеющих правовое значение.

Сведения об уволенных работниках, не сдавших пропуска, и о работниках, утерявших пропуска.

В работе бухгалтерии и отдела кадров есть документы, которые используют и те и другие: штатное расписание, приказы, трудовые книжки, табель учета отработанного времени, больничные.

Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Предыдущая статья. Следующая статья. Виктория Ладыгина, юрист. В процессе трудовой деятельности кадровая служба взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации.

Особенно тесное взаимодействие и обмен документацией происходят с бухгалтерией, поэтому так важно, чтобы эти 2 отдела смогли наладить партнерские отношения для координации совместных действий.

Законодательство о труде предполагает, что любые юридически значимые действия как кадровые, так и финансовые между работником и нанимателем в рамках трудовых правоотношений подлежат документальному оформлению. Основанием для назначения той или иной выплаты являются приказ распоряжение нанимателя, трудовой или коллективный договор, а также иные локальные нормативные правовые акты далее — ЛНПА нанимателя.

Таким образом, правило документального подтверждения является постулатом для обеих служб. Однако, как показывает практика, между этими двумя службами часто отсутствует понимание в вопросах документооборота и, как следствие, возникают проблемы как у работников, так и у нанимателя.

Еще один немаловажный нюанс — значение некоторых документов этими службами трактуется по-разному, также неоднозначны подходы к оформлению некоторых документов.

Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия запрашивает у кадровой службы:. Для того чтобы бухгалтерия могла правильно и своевременно проводить вышеперечисленные операции, в организации должно быть четко налажено движение кадровых документов от кадровой службы к бухгалтерии. Не оформленные в соответствии с требованиями трудового законодательства кадровые документы приказы, заявления, справки либо оформленные с нарушением установленных законодательством сроков, отсутствие необходимых для работы ЛНПА штатное расписание, график отпусков, графики работ сменности и др.

Такие действия либо бездействие нанимателя должностных лиц в процессе трудовых отношений могут быть квалифицированы как вред, причиненный работнику работникам , за который предусмотрена соответствующая ответственность для нанимателя и его должностных лиц. За указанные нарушения законодательством предусмотрена дисциплинарная п.

Допущенные нарушения и ошибки могут быть обнаружены как нанимателем, так и специально уполномоченным государственным органом надзора и контроля в ходе проверки деятельности организации и ведения документооборота.

Для того чтобы исключить непонимание между службами и, как следствие, нарушения, нанимателю необходимо:. В первую очередь нанимателю необходимо распределить обязанности между структурными подразделениями на основе партнерского взаимодействия. Как это сделать?

Рассмотрим некоторые правила построения взаимодействия. Правило 1. Условия и порядок взаимодействия должны быть прописаны в локальном нормативном правовом акте организации. Это правило рекомендуем прописать в 2 локальных документах: в Положении о кадровой службе Положение об отделе кадров и Положении о бухгалтерской службе. Оба документа определяют статус конкретного структурного подразделения и его функции в организации.

Справочно: при разработке Положения о кадровой службе следует руководствоваться Типовым положением о кадровой службе предприятия организации , утвержденным постановлением Минтруда РБ от Правило 2. Обязанность оформления и работы с конкретными документами укажите в должностной инструкции работника. Обязанность по оформлению и ведению кадровой документации должна быть предусмотрена должностной инструкцией работника, положением о структурном подразделении, инструкцией по кадровому делопроизводству.

Правило 3. Определите порядок оформления документов, их движение в организации. Порядок разработки, оформления и движения бухгалтерской документации регламентирован Законом РБ от Так, ведение бухгалтерского учета в организации осуществляется согласно ее учетной политике, сформированной в соответствии с законодательством и утвержденной решением руководителя организации.

Как правило, организации, руководствуясь нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету и отчетности, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из их структуры, отраслевых и иных особенностей хозяйственной деятельности. Справочно: бухгалтерская отчетность — система показателей, содержащая информацию о результатах хозяйственной деятельности и финансовом положении организации;.

Работу с кадровой документацией кадровая служба должна осуществлять в соответствии со следующими документами:. Система организационно-распорядительной документации.

Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться в организации с учетом специфики деятельности организации, объема документооборота и выполнять следующие задачи:. Оформление трудовых отношений, а также операций по расчетам заработной платы, выплата денежных компенсаций сопровождается значительным количеством документов. Важность этих документов нельзя недооценивать, поэтому рекомендуем не относиться формально к их разработке.

Как правило, спор между двумя службами разгорается на почве правильности оформления необходимых документов. Не хватает реквизитов… К тому же сроки нарушены. Забирайте документы обратно, исправляйте ошибки! Справочно: обращаем внимание кадровых служб бюджетных организаций. Все структурные подразделения, входящие в состав организации, а также организации, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, должны своевременно представлять в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы копии выписок из приказов и распоряжений, относящихся непосредственно к исполнению сметы расходов, а также договоры, акты выполненных работ, счета, накладные, авансовые отчеты, документы на списание имущества с баланса и др.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников организации, а при централизации учета — для всех обслуживаемых организаций абз. Бухгалтерия вправе требовать правильно оформленных документов, этот факт является неоспоримым. Учетную политику организации, которая в обязательном порядке включает в себя регламентацию движения первичных документов, формирует главный бухгалтер бухгалтер организации и утверждает руководитель организации.

Однако документооборот кадровой службы и бухгалтерии — это абсолютно разные системы. Как можно исправить ситуацию? Например, можно составить сводный график документооборота. В такой график необходимо включить те документы, которые составляются разрабатываются службами и необходимы им для совместной работы.

В графике следует отразить порядок составления документов, их обработку и условия хранения. Работу с графиком, его утверждение, порядок внесения в него изменений рекомендуем прописать в инструкции по делопроизводству организации или в положениях о службах. Таким образом, из сводного графика документооборота между бухгалтерией и кадровой службой будут видны:. Для исполнителей следует предусмотреть графу, где будут перечислены все закрепленные за ним документы, относящиеся к его сфере деятельности, сроки их представления и структурные подразделения, куда он обязан представлять документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика оборота документов могут осуществлять главный бухгалтер и начальник кадровой службы. Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности ст. Руководитель организации обязан создать все необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухучету, правомерных требований главного бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления для учета первичных учетных документов.

Следующая статья Сроки хранения документов по личному составу. Панель инструментов. Комментарий к Указу Президента РБ от Кадровая служба и бухгалтерия: конфликт интересов или партнерское взаимодействие? Сроки хранения документов по личному составу 9. Кадровые действия в ситуации, когда работник сменил фамилию, имя, отчество Образец приказа об организации и проведении субботника Образец приказа по личному составу в связи со сменой фамилии работника Образец заявления о смене фамилии работника Образец приказа об установлении дополнительных перерывов Образец приказа об изменении продолжительности дополнительных перерывов Образец предложения нанимателя о переводе на другую работу Образец заявления работника о переводе на другую работу Образец приказа о переводе работника на другую работу Образец записи в трудовой книжке при переводе работника на другую постоянную работу Образец приказа о временном переводе работника на другую работу в связи с производственной необходимостью Образец графика работ сменности Порядок ведения и оформления графиков работ сменности Порядок оформления и организации субботника Режим отдыха работников: локальное урегулирование Судебная практика по делам о привлечении работников к дисциплинарной ответственности Нарушения порядка ведения книги замечаний и предложений Алгоритм оформления перевода работника Поиск по сайту.

Сохранить в MS Word. Редактор рекомендует: Как уволить работника по состоянию здоровья без ошибок: 5 обязательных правил. Алгоритм продолжения трудовых отношений с работником, получившим статус молодого специалиста. Сотрудник прогулял. Условия законного увольнения. Кадровые новости: Норматив бронирования средств на выплату зарплаты повышен на 0,85 рубля.

Порядок индексации доходов населения за август года. Госатомнадзор создаст единый реестр аттестованных консультантов. You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.

BY приветствует вас! Вы можете войти через. Популярные статьи на портале в августе г. Все кадровые статьи в гостевом доступе.

Работа отдела кадров и бухгалтерской службы

Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Предыдущая статья. Следующая статья.

По состоянию на: И если при этом в организации сложилось партнерское взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы, то никаких проблем в случае проверки налоговыми органами или Государственной инспекцией труда наверняка не возникнет. Однако на практике во многих случаях все бывает не так, как хотелось бы

Компании сопутствует успех только при четком взаимодействии всех ее структурных подразделений. Как добиться эффективного контакта кадровой службы с другими отделами организации? Как упорядочить документооборот, чтобы достичь взаимопонимания и избежать возможных конфликтов? Предлагаем варианты практических решений, которые подойдут организациям вне зависимости от того, относятся они к крупному, среднему, малому бизнесу или к бюджетной сфере. Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу , оплата отпусков, командировок, больничных и прочее. Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы.

Функции отдела кадров Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала. Начисление и расчет заработной платы, компенсаций при увольнении, больничных листов, отпусков, премий, пособий, командировок. Формирование реестров на выплату.  Сфера работы с персоналом очень тонкая и кропотливая работа на стыке 2-х отделов — службы персонала и бухгалтерии: – Служба персонала должна собирать информацию о людях, грамотно вести кадровый документооборот — приказы, табели, справки и т. Назначение: – кадровый учет. Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом.

совмещение функций бухгалтера и кадровика

Практически в каждой более-менее крупной организации в качестве самостоятельных отделов сформированы отдел бухгалтерии и отдел кадров. Часть профессиональных задач они решают независимо друг от друга, однако есть вопросы, которые приходится решать сообща. Однако нередко возникают ситуации, когда распределение полномочий между отделами не урегулировано: сотрудники одного отдела уверены, что решать определенный вопрос должны сотрудники другого отдела, или наоборот — что они выполняют чужие функции. Рассмотрим ситуации, в которых возникают вопросы между бухгалтерией и отделом кадров в части разделения обязанностей. Согласно п. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы п. За ненадлежащее оформление работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. Юридическое лицо было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч.

Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

Также он должен владеть навыками перерегистрации предприятия, уметь проводить сверки с налоговой инспекцией, клиентами и поставщиками. К сфере стратегических интересов холдинга относятся пищевая промышленность, а также инвестирование, управление и эксплуатация объектов коммерческой недвижимости, страхование, медицина и спорт. История Группы началась в году. Данное постановление ввело унифицированные формы учета, используемые в кадровом делопроизводстве. Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы. Функции отдела кадров Основная функция отдела кадров на предприятии — подбор персонала. Начисление и расчет заработной платы, компенсаций при увольнении, больничных листов, отпусков, премий, пособий, командировок. Формирование реестров на выплату. Образец должностной инструкции бухгалтера с функциями кадровика.

Также возможны другие проблемы:. Этот документ может вести кадровик или бухгалтер, который начисляет заработную плату сотрудникам. Для ИП.

Сообщений: Баллов: Регистрация: Снеженка V.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2021 monumentskulpturaspb.ru